上海科技大学档案工作管理办法

第一章 总则

第一条 为加强学校档案和档案工作的管理，确保学校档案的积累、移交、保管、利用等工作依法、规范、有序和有效地开展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的上海科技大学档案，是指上海科技大学在从事教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 档案是学校的宝贵资源，学校应当加强管理，将档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导，保证档案工作相应资源投入。

第四条 应加快档案管理现代化建设步伐，建立与学校业务管理系统无缝对接的一体化档案管理平台，实现档案管理全流程自动化，逐步建立与研究型、创新型大学相适应的档案工作管理模式。

第二章 档案工作的管理体制

第五条 学校档案工作接受教育部和上海市教委的领导，同时接受国家档案局、上海市档案局的指导。

第六条 学校档案工作在校长领导下由分管校领导负责，其主要职责是：

1. 贯彻国家档案工作法律法规，审议批准学校档案工作的规章制度；

2. 将档案工作纳入学校发展规划，促进档案工作与学校其他工作同步发展；

3. 研究决定学校档案工作的重大问题；

4. 健全与学校发展机制和规模相适应的档案管理机制，落实任务、岗位、人员、基础设施、经费；

5. 对学校档案工作进行监督、检查。

第七条 图书信息中心履行学校档案馆的职责，是学校档案工作的职能管理部门和工作机构，其主要职责是：

1. 向学校建议有关学校档案工作的规章制度；

2. 贯彻执行国家和学校关于档案工作的规章制度；

3. 配置专职档案人员，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案；

4. 配置支撑档案馆运行的兼职人员，支持档案管理信息系统运行和档案馆舍维护；

5. 开展学校各院所部门承担档案管理的人员的业务培训；

6. 开展档案利用工作，开展档案宣传活动，根据学校需要开发档案信息资源，开展档案管理工作创新研究；

7. 每年向学校提交档案工作年报，汇报档案工作整体进展、重点工作和档案馆藏与利用的统计数据，协助学校开展档案工作检查。

第八条 院所部门是学校档案工作的有机组成部分，是档案产生、遴选、入藏、利用和管理的有机组成部分，其相应职责是：

（一）贯彻落实国家和学校关于档案工作的规章制度；

（二）根据自身业务范围，协助制定有关档案工作的规章制度；

（三）根据自身业务范围和业务管理流程，与图书信息中心协同建立本部门相关档案材料的归档流程；

（四）指定一名负责人作为档案工作负责人，协调和管理本部门档案工作；

（五）配备兼职或专职的档案员，负责本部门档案材料的收集、整理、立卷和归档，接受学校图书信息中心的业务指导和督促检查，并纳入其岗位考核。

第九条专职和兼职的档案工作人员都应当遵纪守法，忠于职守，学习掌握与本身岗位相适应的档案管理业务知识。

第三章 档案管理

第十条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。立卷归档涉及多个部门的材料由文件的主办部门归档，学校或校内单位组织承办的重要会议和重大活动所形成的材料，由会议或活动的承办部门归档。

第十一条文件材料的归档范围和归档责任

（一）党群类：主要包括党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理、服务保障等材料。

（三）学生类：主要包括高等学校学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料，按教育部、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》执行。

（五）科研类：按国家档案局、科技部《科学技术研究档案管理规定》执行。

（六）人事类：按《上海科技大学人事档案管理暂行办法》执行。

（七）国际合作类：主要包括在国际合作与外事活动中形成的各种文件材料。

（八）财务管理类：主要包括财务管理和会计核算活动中形成的各种文件材料，按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。

（九）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行，属于国家重大建设项目需按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。

（十）仪器设备类：包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在50万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料，以及学校各类软硬件产品从前期调研、购买、调试、改进、验收过程中形成的文件材料。

（十一）产品展品类：包括学校在教学、科研、学生培养、研究与技术合作等过程中形成的各种展品、模型、样品、材料、文件、及其数字版本等。

（十二）出版物类：主要包括学校自行或合作编辑出版的各类内容形式和媒体形式的学术出版物的原件、审稿编辑记录、宣传或出版发行记录等。

具体归档门类与对应院所部门，将通过相应的归档责任部门清单确定，该清单将根据学校变动及时更新，每年度核查更新。

第十二条  归档的档案材料包括纸质、电子、实物、照(胶)片、录像(音)带等各种载体形式的材料，不同载体档案材料的收集、整理、归档按照相应载体档案的归档和管理办法进行办理。

第十三条 学校应建立与各类业务管理系统有机衔接的档案管理流程，形成电子文件到档案的高效平滑归档流程，积极实现电子档案标准化并形成可靠的电子档案长期保存机制，按照国家规定形成必要的纸质档案并同步归档。

第十四条 学校在工作中产生的纸质或其他介质档案，应积极实现在档案原件归档时进行数字化，数字化档案加盖学校档案工作专用章后，具有与原件同等的法律效力。

第十五条电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

第十六条  归档时间和手续

1. 学校机关各部、处、室、研究所、中心等按年度归档的部门形成的文件材料，应在次年6月底以前归档；

2. 各学院按教学年度归档的部门形成的文件材料，原则上应在次学年的11月底以前归档；

3. 学校科研类档案应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成验收后三个月内归档；

4. 当年的财务档案，在会计年度结束后，由财务处或本单位财务部门保管三年，于次年6月底前归档移交；

5. 档案移交应根据相关流程在档案管理系统中提交移交凭证备查；

6. 随时接收上级规定应接收的档案。

第十七条 学校教职工在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

第十八条对于个人在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠档案的，学校予以表彰与奖励。

第四章 档案的保管

第十九条 学校档案实行集中保管，配备符合要求的库房，确保档案长期、安全保管。档案进馆后，应按档案管理标准进行管理。

第二十条 所有馆藏档案均应实行计算机管理，著录信息要准确、完整，数字化档案要按规范要求做好备份

第二十一条 图书信息中心应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报主管校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 图书信息中心应按规定认真做好档案的统计工作，及时上报学校和上级有关部门。

第二十三条 学校应健全档案工作的检查与评估制度，定期检查和总结档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第五章 档案的开发与利用

第二十四条 图书信息中心对馆藏档案中可开放使用的档案，应根据档案类型和内容，制定明确的使用规则、使用管理流程和使用情况记载要求，既要服务学校需要、方便利用，又要有利于档案原件保存、遵守必要的安全保密规则。本条所指的使用规则，须经主管校领导批准后执行，并报学校综合办备案。

第二十五条对于有密级的馆藏档案，应做好保密管理工作，并按照国家有关规定在解密之前应按保密要求控制利用范围。

第二十六条 图书信息中心应设置专门的可管理的档案阅读空间，为利用者提供方便，使用保密或其他敏感材料时进行必要管理。

第二十七条对于相应业务工作（例如学生学历或成绩证明等）中使用档案材料，由学校业务责任部门会同图书信息中心制定专门的管理制度，报学校综合办公室备案。

第二十八条校外单位或个人如需查阅档案，应经过对接部门领导和图书信息中心负责人书面同意、必要时报主管校领导批准后方可查阅。有规范数字版本时，一般提供数字版本查阅。图书信息中心应建立明确方便可检验的审批流程。

第二十九条 需要利用重要、珍贵、损毁风险大的档案时，如需利用原件，应经对接部门领导和图书信息中心负责人书面同意、必要时报主管校领导批准后方可提供原件查阅。

第三十条根据学校需要，有针对性地对档案资料进行研究整理。

第六章 条件保障

第三十一条学校档案工作所需经费列入学校预算。

第三十二条 学校建立并逐步完善符合档案保管要求的档案馆库条件。

第七章 奖励与惩罚

第三十三条 学校对将重要的或者珍贵的档案捐赠给校档案馆的单位或个人给予表彰与奖励。

第三十四条违反国家档案法律法规的，学校对主管人员和直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第八章 附 则

第三十五条 本办法适用于学校部门及直属单位。学校附属单位可参照本办法执行。

第三十六条 本办法具体实施问题，由图书信息中心负责解释。

第三十七条 本办法由学校批准之日起施行。

附录档案门类及归档责任部门列表

注：表中*号部分是该门类牵头归档责任部门

上海科技大学图书信息中心2021年5月31日印发