第一章 总则
第一条 为进一步做好上海科技大学（以下简称“学校”）人事档案工作，加强人事档案管理的规范化、科学化，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》等有关法规，结合我校实际，制定本暂行办法。
第二条 人事档案是组织、人事等有关部门，按照党和国家的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。人事档案工作是学校组织、人事工作的重要组成部分。
第三条 人事档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法规、制度，严格保管，确保人事档案的完整与安全。
第二章 档案收集与归档
第四条 档案材料的收集范围
1.履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
2.自传材料：自传和属于自传性质的材料。
3.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
4.考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
5.审计材料：经济责任审计结果报告。
6.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
7.培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。
8.职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
9.评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
10.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
11.政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
12.更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
13.党、团组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。
14.表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
15.涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
16.招录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
17.任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。
18.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
19.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
20.出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
21.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
22.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
23.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
24.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送转递单；干部人事档案有关情况说明等材料。
25.其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第五条 档案材料的归档要求
1.人力资源处必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
2.成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
3.归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。
4.归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。
5.干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm），材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
6.符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第六条 档案材料的收集途径
1.学校各学院、研究所及各部门应当健全人事档案材料收集网络，按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交人力资源处归档并履行移交手续。
2.人力资源处应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成学院、研究所及部门、教职员工本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
第七条 档案材料的鉴别归档
1.人力资源处若发现各学院、研究所及各部门送交归档的材料不符合归档要求，应及时通知形成材料的学院、研究所及部门补送或补办手续。形成档案材料的学院、研究所及部门有责任按规定认真办理。
2.鉴别时，若发现不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请分管人事校领导批准。
第三章 档案查（借）阅
第八条 人事档案查（借）阅的范围
1.因干部考察、任免、调动、出国、政治审查、落实政策等，需要查（借）阅干部人事档案的，经批准后查阅。
2.查阅人员必须是各学院、研究所的专职人事人员及各部门负责人指定人员，中共党员。
3.任何个人不得查阅或借用本人及其亲属档案。
第九条 人事档案查（借）阅的手续
1.查阅普通教职员工档案，须填写《查阅干部人事档案审批表》，并经学院、研究所或部门负责人批准，加盖公章后方可查阅。
2.查阅中层干部档案，须填写《查阅干部人事档案审批表》，并经学院、研究所或部门负责人审核后报主管校领导批准，加盖公章后方可查阅。
3.除党委办公室和人力资源处外，其余查档单位及部门，不得查阅不属于本单位管理范围的教职员工档案，确系工作需要，须填写《查阅干部人事档案审批表》并经主管校领导批准，加盖公章后方可查阅。
4.档案原则上不外借。如因特殊情况需要借阅，须经人力资源处负责人批准，在《查阅干部人事档案审批表》中说明理由，方可借出。
5.外单位查阅我校教职员工档案，须填写《查阅干部人事档案审批表》，并经人力资源处批准，附《介绍信》方可查阅档案。
第十条 人事档案查（借）阅的注意事项
1.查阅、借用档案的单位或个人须注意保密，不让他人翻阅，不得擅自抄录、拍摄、复制档案内容。非抄录不可的，应征得档案管理人员允许，经核对后抄录。摘抄的内容应认真保管，不得给无关人员阅览，用后自行销毁。因工作需要从档案中取证，必须经主管人事校领导批准，才能复制。
2.借阅档案后要妥善保管，不准从中撤出材料；不准涂改、勾划；不准转借；不准给无关人员翻阅；未经许可不得复制。借用时间不超过一周，用后及时归还。如需超期使用，应补办续借手续。
3.档案管理人员不负责代查档案材料，严禁用电话索取档案材料信息。
4.调入人员档案未到或档案材料不齐全的，将不提供任何部门及个人档案材料的查（借）阅，直至档案材料补充齐全为止。
第四章 档案转递
第十一条 转递人事档案，必须通过机要或派专人送取，严禁邮寄或个人携带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。
第十二条 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。对整理装订不符合要求的档案，接收单位有权将档案退回原单位，重新整理。
第十三条 转递档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封并加盖密封章。对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料等问题的，要追究当事人和有关管理人员的责任。
第十四条 收到人事档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。转出档案一个月未收到回执，应写信催要，以防丢失。
第十五条 为使人事档案能够随着人员调动或职务的变动而及时转递，人力资源处应当做好转递档案的准备工作。
第五章 档案检查核对
第十六条 新进人员档案必须认真审核其姓名、出生年月、参加工作时间、学历等项内容，发现问题应与有关部门联系核实并及时纠正。整理完毕的档案必须经过检查，验收合格后方可入库。
第十七条 档案存放要编排有序，便于查找，每年年末或年初，须依据卡片记载对所有档案进行核查，内容包括档案排列顺序、单位、姓名、职别等，发现问题及时处理。核对结束后应就所发现问题和核对结果写出“对库记录”备查。
第十八条 每季度末，按照人事季度报表核对该季度人事档案数量的变化。
第十九条 每学期期末检查有无未还档案，及时催还，保证档案全部入库。
第六章 纪律和监督
第二十条 各学院、研究所及职能部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。
第二十一条 在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：
1.不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
2.不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档。
3.不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
4.不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
5.不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第二十二条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
第七章 附则
第二十三条 本办法自印发之日起施行，由人力资源处负责解释。